Документ Сервис

Документ Сервис

Ваши затраты на печать и рассылку – верхушка айсберга затрат по управлению документами

Заметны ли в Вашем бюджете расходы на бумагу, картриджи, почтовую и курьерскую доставку? Много ли у Вас контрагентов?

Если ответ «Да», то, скорее всего, у Вас также заметны расходы на телекоммуникации, есть отдельный человек или группа людей, которые регулярно ныряют в печатно-бумажное море, особенно к концу отчетного периода.
Возможно, в штат Вашей бухгалтерии входит более двух человек, и эти люди занимаются разгребанием бумаг и телефонными разговорами большую часть своего времени.
Наверное, в Вашем офисе есть тайная комната, в которой в идеальном порядке, а может быть и не очень идеальном, сложены пласты бумаг за прошедшие двенадцать лет? Возможно, это не пласты, а аккуратные полочки с промаркированными папками или контейнерами для хранения бумаг. Если Вам необходим текст контракта, или любого другого финансового документа, Вы связываетесь с бухгалтерией и через 5 (?) минут получаете требуемое?

Внедряя системы документооборота у наших клиентов, мы пришли к выводу, что бумажная составляющая является серьезной помехой в большинстве рабочих процессов, если Вы, конечно, не в полиграфическом бизнесе. Ведь Ваши затраты на печать и рассылку – верхушка айсберга затрат по управлению документами. Если присмотреться, то в этот айсберг вморожена вся логистика склада и доставки со всеми вытекающими отсюда последствиями: свои склады с завскладами, свои клиенты, свои инвентаризации и т.п.

Мы помогаем избавиться от лишнего бумажного потока, предоставляя в пользование клиентам собственную систему бумажной логистики

Функции документ сервиса

  • Создание печатных копий документов по электронному распоряжению (автоматически из его ERP системы)
  • Предварительная обработка документов: проставление печатей и подписей, факсимиле или импринтинг необходимых данных
  • Упаковка и рассылка документов контрагентам почтовой службой или курьерской доставкой
  • Контроль доставки документов и обработка ситуаций с недоставкой, потерянными документами
  • Служба поддержки клиентов по вопросам повторной доставки, документальной сверки, предоставления документов для различного рода проверок и аудитов, предоставления заверенных электронных копий документов
  • Архивное хранение документов (партнерская функция)
  • Электронная библиотека документов с функциями поиска и отчетности

Преимущества

  • Тонкая настройка процессов документ-сервиса под требования рабочего процесса и постоянное отслеживание изменений в нем (использование системы мониторинга бизнес процессов BrainSpace®)
  • Применение требований стандарта ISO 27001 для обеспечения безопасности данных
  • Широкий спектр дополнительных услуг, связанных со сканированием больших объемов документов, логистикой доставки и хранения, интеграции с информационными системами
  • Наличие службы поддержки пользователей, работающей в соответствии с требованиями ITIL
  • Средства резервирования и повышения надежности предоставления сервиса
  • Продукт удобен для глобальных компаний в Украине, для предприятий с разветвленной сетью офисов и представительств

Выгоды

  • Экономия времени сотрудников, связанных с клиентами, на 30-50% (по результатам хронометража процесса управления контрактами)
  • Прозрачность бюджета и отсутствие скрытых затрат
  • Ощутимая экономия на ИТ инфраструктуре

Стоимость

Стоимость рассчитывается для каждого вида продукта (бумажного документа и сопутствующих ему услуг). В результате, получаем таблицу стоимости в зависимости от объемов выпуска продуктов. При росте объемов стоимость может падать до двух и более раз.